Sie ist notwendig als Unternehmer*in, aber vor allem für Anfänger*innen oft mühsam: die Buchhaltung. Da eine händische Buchhaltung sehr zeitaufwendig ist und auch viel Platz benötigt (schließlich müssen Belege in Österreich sieben Jahre aufgehoben werden) entscheiden sich die meisten Unternehmen für Buchhaltungssoftware, sie bietet die Erstellung von Angeboten, Anlagenverwaltung, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Kassabuch sowie das Rechnungs- und Mahnwesen.
Welche Vor- und Nachteile Buchhaltungssoftware bietet und was der Unterschied zwischen Online- und Offlinebuchhaltungssoftware ist, erfährst du hier!
Vor- und Nachteile von Buchhaltungssoftware
- Viele wichtige Dokumente können ganz einfach erstellt werden, wie beispielsweise Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Auch wenn du (noch) kein*e Expert*in in Sachen Buchhaltung bist, kannst du mit Buchhaltungssoftware gleich loslegen, da sie leicht zu bedienen ist. Somit sparst du dir auch das Geld für externe Buchhalter*innen. Ebenfalls sparst du Geld für Papier und für die Lagerung von Dokumenten.
- Du kannst viel Zeit sparen, da Buchhaltungssoftware viele Abläufe, wie beispielsweise Überweisungen, automatisiert.
- Auch betriebswirtschaftliche Zusammenfassungen wie der Jahresabschluss werden automatisch erstellt.
- Du kannst ganz einfach mit Begriffen nach Buchungsnachweisen suchen.
- Wenn du Fehler machst, weist dich die Software darauf hin.
- Du kannst erforderliche Dokumente direkt ans Finanzamt schicken.
- Brauchst du bestimmte Infos oder Zahlen, kannst du sie schnell abrufen, du hast immer einen Überblick über deine Finanzen.
- Es gibt einige Software für bestimmte Branchen, wie zum Beispiel das Baugewerbe.
- Nun kommen wir zu den Nachteilen. Du musst die Software zahlen, entweder einmal bei Offlinebuchhaltung oder einen monatlichen Beitrag bei Onlinebuchhaltung (siehe unten).
- Das Umstellen auf digitale Buchhaltung erfordert Zeit – dies ist aber natürlich ein einmaliger Prozess. Außerdem musst du dich bzw. deine Mitarbeiter*innen müssen sich mit der digitalen Buchhaltung erstmal vertraut machen.
- Du brauchst (für Onlinebuchhaltungssoftware) unbedingt eine stabile Internetverbindung.
- Du solltest darauf achten, dass deine digitalen Daten geschützt sind. Wähle daher Anbieter*innen aus, die zertifiziert sind. Auch musst du darauf achten, dass die Software dem Steuerrecht folgt.
Onlinebuchhaltungssoftware: cloudbasierte Lösungen
- Bei Buchhaltungssoftware gibt es zwei Möglichkeiten, Online- und Offlinebuchhaltungssoftware. Es hängt von deinem Unternehmen und dessen Struktur ab, wofür du dich entscheiden solltest.
- Onlinebuchhaltungssoftware hat den Vorteil, dass du von jedem beliebigen Endgerät weltweit sowie von jedem Betriebssystem auf deine Daten zugreifen kannst, nachdem du dich einmal registriert hast. Für Onlinebuchhaltungssoftware werden üblicherweise Clouddienste verwendet. Dies verhilft zu viel Flexibilität, da du nur eine Internetverbindung benötigst.
- Außerdem wird Onlinebuchhaltungssoftware regelmäßig automatisch auf den neuesten Stand gebracht, auch was Datensicherheit angeht. Du musst dich also nicht um Updates kümmern.
- Es werden weniger Ressourcen verbraucht.
- Dein*e Buchhalter*in kann gleichzeitig mit dir arbeiten und muss nicht auf Abgaben von dir warten. Generell können mehrere Personen das Programm nutzen, ohne dass ein zusätzliches Netzwerk verwendet werden muss.
- Deine Daten werden bei Onlinebuchhaltungssoftware verschlüsselt und sind somit sicher.
- Falls du einmal Schwierigkeiten hast, kannst du dich an den Kund*innensupport wenden, der Einsicht in deinen Account tätigen kann.
Offlinebuchhaltungssoftware: funktioniert auch ohne Internet
- Offlinebuchhaltungssoftware hingegen musst du auf ein Gerät herunterladen und kannst es nur auf diesem nutzen.
- Updates musst du selbst herunterladen, dies ist jedoch kostenpflichtig.
- Dein*e Steuerberater*in muss auf die Übermittlung deiner Daten warten und kann nicht gleichzeitig mit dir arbeiten.
- Möchtest du, dass deine Mitarbeiter*innen auch Zugriff haben, müssen zuerst die Endgeräte miteinander vernetzt werden. Ein gleichzeitiger Zugriff ist auch nur mit Einschränkungen möglich.
- Du musst dich selbst um Back-ups kümmern, deine Daten werden nicht extern gespeichert.
- Offlinebuchhaltungssoftware ist nicht günstig, außerdem können Folgekosten durch Updates und neue Softwareversionen entstehen.
- Bei Problemen ist es für den Kund*innensupport schwieriger, dich zu unterstützen, möglicherweise muss jemand vorbeikommen und das Problem direkt an deinem Gerät lösen.
- Onlinebuchhaltungssoftware hat viel mehr Vorteile, weshalb Anbieter*innen wie everbill immer beliebter werden. Dies liegt besonders an der Flexibilität und der Datensicherheit.