In zahlreichen Unternehmen wird die Zeiterfassung zur Abrechnung und auch zur Organisation von Arbeitszeiten erfolgreich eingesetzt. Dabei existieren unterschiedliche Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu erfassen und zwar von der reinen Anwesenheitskontrolle bis hin zur projekt- und tätigkeitsbezogenen Zeiterfassung.
Dementsprechend hat die Zeiterfassung viele unterschiedliche Facetten. Kleinere Unternehmen nutzen oftmals Stundenzettel, um die Arbeitszeiten zu erfassen, jedoch ist dies sehr aufwendig und erfordert einen hohen manuellen Aufwand. Mittlerweile existieren sehr viel einfachere Lösungen, mit denen sich im folgenden Beitrag beschäftigt wird.
Arbeitsrechtliche Grundlagen für die Zeiterfassung
Es ist durchaus verständlich, dass jeder Arbeitgeber gerne über die Anwesenheit der Mitarbeiter informiert ist, denn schließlich sollen diese für ihre Arbeitszeit entsprechend entlohnt werden. So werden in zahlreichen Unternehmen genau aus diesem Grund Personalzeiterfassungssysteme eingeführt.
Zu beachten ist aber, dass diese arbeitsrechtlichen Bestimmungen unterliegen. Infolge dessen ist das Unternehmen gut beraten, sich vor der Einführung des Zeiterfassungssystems bei einem Arbeitsrechtspezialisten zu informieren.
Es müssen eine Reihe von Gesetzen berücksichtigt werden, wozu das
- allgemeine Persönlichkeitsrecht,
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ,
- Landesdatenschutzgesetz (LDSG),
sowie auch das
- Telekommunikationsgesetz (TKG)
gehören.
Sollte das Unternehmen über einen Betriebsrat/Personalrat verfügen oder handelt es sich um den öffentlichen Dienst, so darf das Zeiterfassungssystem nur dann eingeführt werden, wenn dieser entsprechend befragt wurde und die Zustimmung gegeben hat. Gemäß § 75 Abs. 1 und 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu schützen. Darüber hinaus ist das Unternehmen dazu verpflichtet, dem Betriebsrat entsprechende Aufzeichnungen vorzulegen. Dies ist in § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt.
Wenn der Betriebsrat oder Personalrat seine Zustimmung abgegeben hat, kann das Zeiterfassungssystem eingesetzt werden. Jedoch haben diese weiterhin die Aufgabe, die Mitarbeiterinteressen zu schützen. Sollte eine Gefahr gesehen werden, steht es dem Betriebs-/Personalrat jederzeit zu, die Zeiterfassungsdokumentation einzusehen.
Lösungen für die Zeiterfassung
Software für die Zeiterfassung
Die Arbeitszeiten mithilfe einer Software zu erfassen, ist wohl in der heutigen Zeit die gängigste Methode bei zahlreichen Unternehmen. Je nach Software loggt sich der Mitarbeiter bei Arbeitsantritt/-austritt in die Software ein oder er muss die Arbeitszeiten selbst eintippen. Bei einigen Softwarelösungen werden die Arbeitszeiten auch automatisch erfasst.
Neben der reinen Zeiterfassung ist es bei vielen Softwarelösungen auch möglich, die Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten zuzuordnen, sodass die Arbeitsabläufe auf Effektivität geprüft werden können. Zudem ist es hiermit möglich, den Kunden auch nur den Stundenanteil zu berechnen, der tatsächlich angefallen ist.
Zwar sind viele Softwarelösungen kostenlos als Freeware erhältlich, jedoch werden diese kaum den Ansprüchen eines Unternehmens gerecht. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen auf professionelle Softwarelösungen wie z. B. eine Agentursoftware für Stundenerfassung einlassen, da hier auch ein weitaus größerer Funktionsumfang und persönlicher Support geboten wird. Ein weiterer Vorteil gegenüber der herkömmlichen elektronischen Zeiterfassung ist, dass hier die Kosten für Hardwareterminals, Chipkarten etc. eingespart werden.
Mobile Zeiterfassung
Bei der mobilen Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten mithilfe eines portablen Gerätes an die Software übermittelt und unmittelbar gespeichert. Es handelt sich hierbei um die modernste Variante der Arbeitszeiterfassung. Besonders vorteilhaft ist diese Lösung für Arbeitnehmer, die viel auswärts tätig sind. So wird die mobile Zeiterfassung vorwiegend bei Außendienstmitarbeitern, Promotern oder auch in der Baubranche eingesetzt.
Für diese Art der Zeiterfassung werden Endgeräte benötigt und je nach System kann die Zeiterfassung beispielsweise über das Smartphone erfolgen. Hierfür gibt es bereits auch schon spezielle Apps. Dementsprechend wird der Aufwand für die Arbeitszeiterfassung erheblich reduziert, denn umständlich auszufüllende Zeitnachweise können entfallen.
Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems
Bei der Auswahl des richtigen Systems zur Zeiterfassung sollten unbedingt einige Kriterien Beachtung finden. So ist zunächst einmal zu überlegen, welche Art von System überhaupt am besten geeignet ist. Beispielsweise würde die mobile Zeiterfassung in einem Produktionsbereich wenig Sinn machen. Hier wäre eine herkömmliche Stechuhr oder die modernere Version des Hardwareterminals wesentlich sinnvoller. Zudem muss gesagt werden, dass die Stechuhr größtenteils ausgedient hat und kaum noch in Unternehmen eingesetzt wird. Grundsätzlich für alle Unternehmensgrößen und Branchen geeignet, ist eine Zeiterfassung mittels einer entsprechenden Software.
Selbstverständlich spielen die Kosten bei der Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle. Wesentlich wichtiger ist jedoch die Beachtung der Amortisationszeit, in der die Kosteneinsparungen die eigentlichen Kosten übersteigen. Bei professionellen Softwarelösungen ist dies meist innerhalb weniger Monate der Fall.
Checkliste für die Auswahl einer Softwarelösung
Der heutige Markt bietet nahezu eine unüberschaubare Anzahl an unterschiedlichen Softwarelösungen. Mithilfe der folgenden Checkliste kann die Auswahl aber wesentlich vereinfacht werden.
| Anforderungskatalog erstellen | Welchen Anforderungen soll die Software gerecht werden?Welche Funktionen soll die Software beinhalten?Welche technischen Aspekte sind wichtig?Wie schnell und stabil läuft die Software?
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| Vorauswahl treffen | Welche Referenzen kann das Softwareunternehmen vorweisen?Wie lange ist das Softwareunternehmen schon auf dem Markt?Wie hoch werden die Gesamtkosten voraussichtlich sein?Welchen Support, Updates etc. werden geboten?
Wird ein Testzugang geboten?
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| Entscheidung treffen | Wie sieht das Ergebnis der Nutzwertanalyse aus? |
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