Das Büro fungiert als Dreh- und Angelpunkt im beruflichen Alltag, sodass ein wesentliches Element der Effektivität auch darin liegt, auf geeignete Ausstattungsmerkmale zurückgreifen zu können. Untersuchungen, die aufgrund ihres Branchenverhältnisses und der Anzahl der Befragten durchaus als repräsentativ gelten dürfen, kommen zu dem Ergebnis, dass die Motivation bei Vorliegen wichtiger Hilfsmittel überdurchschnittlich hoch ist.
Wir geben Ihnen in diesem Beitrag einen Überblick darüber, was Ihnen das Arbeiten im Büro wesentlich erleichtern dürfte.
Wertvolle Technik im Büro
- Mit einem Drucker, besser noch einem leistungsfähigen Multifunktionsgerät, werden Sie regelmäßig in Kontakt kommen. Diese Geräte können zum Drucken, Scannen und Kopieren genutzt werden und weisen dieselbe Druckgeschwindigkeit wie vergleichbare Einzelsysteme auf. Noch dazu nehmen sie wesentlich weniger Platz ein, lassen sich kostengünstiger betreiben und ermöglichen eine Verbindung zum Netzwerk über eine einzelne Verbindung.
- Gerade für Berufe mit einem hohen Anteil an Korrespondenz, etwa Anwälte, Steuerberater oder Notare, müssen tagtäglich ein großes Pensum an Daten verarbeiten. Die modernen Digitalen Diktiergeräte sind hierfür äußerst empfehlenswert, denn sie sind mit großen Speicherkapazitäten versehen und unterstützen zudem weitere Dateiformate. In der weiteren Bearbeitung dient die skalierbare Wiedergabegeschwindigkeit der Sachbearbeitung für ein korrektes Verarbeiten.
- Nicht alles, was Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit erstellen oder dokumentieren, hat einen Wert. Noch dazu hantieren Sie täglich mit sensiblen Interna oder Kundendaten, die im Regelfall nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können. Hierfür sollte man auf einen flexiblen Aktenvernichter zurückgreifen, welcher mit einem Partikelschnitt arbeitet und eine Motorleistung von mindestens 120 Watt aufweist.
- In stressigen Situationen arbeitet man an mehreren Fronten, sodass diese Publikationen und Ergebnisse später in einheitlicher Form zusammengeführt werden müssen. Ein bewährtes System schaffen Sie hier mit einem Stanz- und Bindegerät, welches im Übrigen auch die Ablage interner Dokumente vereinheitlichen könnte. Achten Sie auf eine Bindeleistung von mindestens 200 Blatt von Standardpapier mit 80 g/m² sowie die Möglichkeit zum manuellen Stanzen.
Ablage vereinheitlichen
Wie oben bereits angemerkt, kann mithilfe des Bindegerätes eine einheitliche Ordnung auf für interne Firmendokumente geschaffen werden. Dies ist selbst in Zeiten von digitaler Archivierung notwendig, denn bei Ausfall der System oder auch aus rechtlichen Gründen, müssen und können Sie nur auf derlei Ablagen zurückgreifen. Hilfreich sind insbesondere die stationären Beschriftungsgeräte, die teilweise mit einem PC-Anschluss ausgestattet wurden und ein einheitliches Schriftbild ermöglichen. Abgesehen davon können Sie ein internes Archivierungssystem etablieren, um neuen Kollegen den Einstieg zu erleichtern.
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